Secrétaire d'élus

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Descriptif de l'emploi

En quelques mots
Parmi la diversité des opportunités professionnelles existantes dans une métropole en constante évolution, la Mission des Affaires Fonctionnelles propose un poste d'assistant d'élu(e)s H/F.

Missions / conditions d'exercice

Sous l’autorité de la responsable du secrétariat des élu.e.s, vous serez en charge d'apporter une aide permanente aux différent(e)s élu(e)s du portefeuille dédié en termes d'organisation personnelle, d'alerte, de gestion, de préparation et de suivi de dossiers, d'accueil et de classement.

A ce titre, vos activités seront les suivantes:

- Suivi et intégration des priorités de la délégation politique dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat (constitution de dossiers, préparation de réunions...)
- Organisation des agendas des élu (e) s en intégrant leurs priorités et rôle d'alerte (rappel des informations importantes, des échéances...)
- Organisation des déplacements locaux, nationaux et internationaux des élu(e)s, en terme administratif (ordre de mission, frais de déplacements...) et en terme logistique (réservation vélo, sollicitation des chauffeurs de la ville...)
- Suivi, traitement et partage de la vie de la collectivité, transmission et restitution de l'actualité locale et nationale liée aux délégations politiques
- Saisie et mise en forme de tous types de documents administratifs et préparation des dossiers de permanence quartier (prise de rendez-vous, élaboration de fiches de renseignements, ...)
- Relecture, correction et mise en forme des notes des élu (e) s et rédaction des interventions à partir de notes/consignes
- Traitement des mails, synthèse de leurs contenus et rédaction des réponses
- Accueil physique et téléphonique et interface entre les élu(e)s et les partenaires
- Gestion du courrier reçu, des parapheurs et des fournitures pour le portefeuille

Profils recherchés

Vous disposez d'une expérience significative sur un poste similaire et vous êtes au fait des techniques de secrétariat.

Vous connaissez l'organisation, les compétences de la collectivité et les enjeux des politiques publiques.

Pourvu.e d'un sens relationnel, vous êtes courtois.e et diplomate et vous avez pratiqué des techniques d'accueil.

Doté.e de qualités rédactionnelles et de synthèse, vous avez développé une capacité d'écoute et de discrétion au sujet des informations confidentielles recueillies.

Organisé.e, vous savez faire preuve d'initiative, d'autonomie et de rigueur.

Vous maîtrisez les outils bureautiques.