Assistant appui au pilotage (F/H)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Rejoindre la Région, c'est :

* Evoluer dans un environnement dynamique, toujours en pleine mutation,
* S'engager au service de tous les ligériens,
* Partagez nos valeurs : efficience, proximité, responsabilité et équité !

Missions / conditions d'exercice

En tant qu'Assistant appui au pilotage, vous jouez un rôle clé de facilitateur du quotidien : vous contribuez à la bonne circulation de l'information, au lien avec les partenaires internes et externes, et au soutien administratif de l'équipe.
Vous travaillez en proximité avec le chef de service et l'ensemble des agents, dans un esprit d'entraide et de coopération.
Vous réalisez les activités suivantes :
Assurer l'accueil physique et téléphonique : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer
Assurer la gestion du courrier : enregistrer, trier et répartir le courrier, suivre les réponses apportées (courriers aux Commissaires aux comptes notamment)
Gérer l'agenda du Chef de service et des chefs de pôle
Préparer et assurer la diffusion des notes, courriers, dossiers...
Assurer l'organisation matérielle des réunions internes et externes : invitations, constitution des dossiers, rédaction des comptes rendus, des relevés de décisions...
Participer à la rédaction des projets de rapport et de délibération et en assurer le suivi administratif
Gérer les moyens matériels du service et la documentation, renseigner des tableaux de bord du service, gérer et coordonner les demandes des partenaires, gérer la mise à jour des pages Intranet de la région dédiées au service
Sécuriser, saisir et diffuser les retours de la paierie (Mises en Instances et rejets de mandats...) et de la préfecture.
Préparer et coordonner les tableaux de bord pour le contrôle des commissions permanentes
Suivi et gestion des relances factures
Assurer la suppléance de l'assistante de direction en lien avec les autres assistantes, dans une logique de continuité de service

Ma Région recrute
Economie, formation, transports, lycées...
La Région offre de réelles opportunités professionnelles en proposant plus de 200 métiers différents répartis sur les 5 départements des Pays de la Loire.

Rejoindre la Région, c'est :

-Evoluer dans un environnement dynamique, toujours en pleine mutation,
-S'engager au service de tous les ligériens,
-Partagez des valeurs communes : efficience, proximité, responsabilité et équité

Alors, si vous aspirez à grandir dans un cadre professionnel qui favorise l'autonomie, promeut l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, encourage l'expression de tous les talents et respecte l'équilibre vie privée / vie professionnelle,

Rejoignez-nous !

Profils recherchés

Diplôme en secrétariat et expérience professionnelle
Expérience : 2 à 5 ans
Votre profil :
Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, Outlook, Open Office, Délibairs
La connaissance d'ASTRE serait un plus
Maîtrise des prises de notes et mise en avant des qualités rédactionnelles
Vos atouts :
Capacité à travailler en équipe et en transversalité
Sens de l'organisation pour répondre aux priorités, respecter les délais dans le traitement des demandes, orienter les demandes, suivre leur traitement, faire circuler l'information
Discrétion et écoute
Sens de la rigueur
Bonne aisance relationnelle