SECRÉTAIRE MÉDICAL H/F

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Le Pôle Solidarités et Famille développe les actions sociales pour accompagner les Vendéens à tous les âges de la vie. L'accompagnement des personnes âgées ou handicapées dans la dignité, la protection des plus vulnérables, notamment les enfants, l'insertion et l'emploi sont des questions quotidiennes auxquelles ce Pôle s'attache à apporter des réponses nouvelles et concrètes.
Composé de trois directions et d'une Maison Vendée Autonomie, ce pôle regroupe plus de 1000 agents et gère un budget de près de 350M€ par an.
En 2019, le Conseil Départemental a décidé de compléter le Pôle Solidarités et Famille d'un dispositif permettant de répondre aux difficultés croissantes d'accès aux soins et aux droits à la santé de la population vendéenne. La Mission Vendée Santé a été ainsi créée, pour porter l'expérimentation du centre de santé départemental multi-sites. Ce dispositif au service des vendéens a pour objectif d'apporter une réponse pragmatique et efficace à leurs besoins et attentes en termes de prise en charge et de suivi médical. Issu d'une réflexion collective, il vise également à soutenir l'offre de soins existante et conforter le temps médical pour éloigner le risque de désertification médicale.
Le Centre Vendée Santé de Sainte-Hermine dispose d'une équipe de soins composée de trois médecins généralistes, d'une assistante médicale et de deux secrétaires médicales.

Missions / conditions d'exercice

Vous assistez les médecins généralistes sous la hiérarchie du responsable administratif de la Mission Vendée Santé.
Vous leur apportez une aide permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers.
L'exercice de ces missions implique :
- des contacts directs et des échanges permanents avec les praticiens exerçant au Centre Vendée Santé et avec la cellule administrative et financière de la Mission Vendée Santé,
- des contacts réguliers avec les structures sanitaires et services sociaux et médico-sociaux,
- des relations physiques et téléphoniques avec les patients et les familles.

Vous assurez plus particulièrement les missions suivantes :
1. l'accueil, l'orientation et le suivi de la patientèle
- Accueillir physiquement et par téléphone, informer et orienter les patients et les familles.
- Prendre des rendez-vous pour les consultations de spécialistes de second recours ou auprès de structures sanitaires, dans le cas où des délais courts s'imposent.
- Orienter les patients vers les structures sociales et médico-sociales dans le cadre d'une prise en charge globale du patient en situation de fragilité et de précarité.
- Vérifier les informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance.
- Gérer et mettre à jour les dossiers patients dans le logiciel dédié, contrôler leurs droits (ouverture, mise à jour...).

2. le secrétariat du centre de santé
- Planifier l'activité : gérer les agendas, prendre les rendez-vous
- Traiter les courriers, dossiers, documents
- Diffuser l'information et la documentation

3. le suivi d'activité du centre de santé
- Saisir les données liées à l'activité médicale et insérer les documents sélectionnés par les praticiens au dossier médical.
- Suivre les données d'activité pour la mise à jour de base de données et divers outils de suivi de l'activité.
- Participer à l'élaboration du rapport d'activités

4. le suivi comptable du centre de santé
- Facturer, encaisser, tenir la régie en qualité de régisseur mandataire
- Préparer, et transmettre quotidiennement, suivre et contrôler les flux aux organismes de sécurité sociale et aux mutuelles

5. la gestion logistique du centre de santé
- Gérer les locaux, les intervenants extérieurs
- Gérer et suivre les commandes de fournitures de bureau, des consommables informatiques, du matériel médical
- Suivre l'entretien du véhicule de service mis à disposition des médecins généralistes.

Profils recherchés

- Formation spécialisée en secrétariat médical exigée
- Expérience souhaitée sur un poste similaire, notamment dans le domaine de l'accueil du public
- Connaissance des acteurs locaux dans le champ sanitaire et médico-social et le domaine de la prévention
- Connaissances souhaitées des règles d'hygiène et de sécurité
- Connaissance des collectivités territoriales et de leur fonctionnement appréciée
- Parfaite maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) ainsi que des nouvelles technologies de l'information et de la communication (internet, intranet....). Pratique courante des logiciels métiers
- Permis B

- Rigueur et réactivité
- Sens de l'organisation et esprit d'initiative
- Qualités relationnelles, patience et esprit de conciliation
- Sens de l'écoute et capacité d'analyse
- Sens du travail en équipe et en transversalité
- Qualité rédactionnelle
- Devoir de réserve et secret professionnel
- Autonomie et disponibilité