Assistant.e de gestion administrative et relations étudiants

À propos de nous Nantes Université est un établissement public d'enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d'université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l'école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l'École Nationale Supérieure d'Architecture de Nantes. Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l'excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance. Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon. Mission

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

Localisation : 3 bd Guy Mollet – 44300 Nantes Le Service Universitaire des Activités Physiques et Sportives élabore et met en œuvre une offre de formation et de pratique pour les étudiants et les personnels dans le domaine des activités physiques sportives, artistiques et de bien-être.

MISSIONS

• Organiser et développer l'enseignement des Activités Physiques Sportives et Artistiques pour les étudiants et les personnels de Nantes université : formations personnelles (loisir et compétitions), formations intégrées (pratiques évaluées). Pratiques valorisées (bonifications, validation par assiduité).
• Contribuer à l'organisation d'évènements sportifs (rencontres, compétitions).
• Assurer la gestion des équipements sportifs affectés à Nantes Université. Contribuer au rayonnement de Nantes Université dans son implantation locale, régionale, nationale.

ACTIVITES PRINCIPALES

Les tâches liées à la vie du Service Universitaires des Activités Physiques et Sportives sont variées : secrétariat, communication, gestion financière, planification... Accueil et relation étudiants :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Assurer l'inscription des étudiants et des personnels aux activités sportives du SUAPS
• Orienter et guider les interlocuteurs internes et externes.

Gestion administrative :

• Gérer la boite mail
• Gérer les sollicitations diverses (demandes d'accès aux ISU, de matériels...).
• Créer et suivre les dossiers d'inscription pour les différentes sorties et stages.
• Saisir les emplois du temps et maintenir une veille hebdomadaire afin d'éviter tout conflit.
• Etablir les Ordres de Mission
• Saisir le catalogue des activités et les créneaux
• Mettre à jour les périodes d'activités réduites
• Saisir les annulations et modifications des activités et assurer le suivi des annulations et des remplacements.
• Établir les conventions de partenariat : assurer le circuit des conventions (en lien avec la DAF et la DAJ) et assurer les réservations de salles.

Communication auprès de la Communauté Universitaire en lien avec la chargée de communication : Gestion des contrats des tuteurs étudiants :

CONSULTEZ L'INTEGRALITE DE CETTE OFFRE:

Profil

• Formation et/ou qualification : Bac + 2 gestion administrative ou équivalent
• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 2 à 5 ans

SPECIFICTES DU POSTE:

Environnement de travail :

• Accessibilité PMR
• Multi sites
• Bureau partagé
• Travail en équipe

Rythme de travail :

• Horaires fixes
• Pic d'activité septembre octobre/janvier février mars
• Evènementiel
• Contraintes calendaires

Conditions de travail :

• Usage d'un écran
• Travailler assis
• Communications téléphoniques / visioconférences
• Utilisation d'applications métiers

COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES REQUISES

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :

• Connaissance du milieu sportif et associatif
• Techniques d'élaboration de documents
• Techniques de communication
• Culture Internet

Savoir-faire opérationnels :

• Techniques d'accueil téléphonique et physique
• Travailler en équipe
• Rédiger des rapports ou des documents
• Utiliser les outils bureautiques
• Utiliser les logiciels métiers (CELCAT, OXYGENE, KSUP)
• Savoir rendre compte
• Enregistrer et classer les documents

Savoir-être :

• Autonomie
• Réactivité
• Sens de l'organisation
• Sens relationnel
• Capable de s'adapter dans un bureau ouvert au public