Gestionnaire administratif.tive

À propos de nous Nantes Université est un établissement public d'enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d'université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l'école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l'École Nationale Supérieure d'Architecture de Nantes. Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l'excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance. Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon. Mission Environnement et contexte de travail • Localisation : Nantes Polytech Nantes, grande école d'ingénieurs, membre du réseau des écoles Polytech, implantée à Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon, forme 1 750 étudiant.e.s et apprenti.e.s ingénieur.e.s réparti.e.s en 8 départements de spécialité et offre 6 parcours de master international. Elle compte près de 135 enseignant.e.s et enseignant.e.s-chercheur.e.s exerçant au sein d'un des 9 laboratoires de recherche associés, 90 personnels administratifs et techniques et fait appel à 465 vacataires industriels. L'agent.e est placé.e sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle de la secrétaire générale, ainsi que sous la responsabilité fonctionnelle du responsable du service financier de proximité pour les attributions à dominante financière Relations fonctionnelles liées au poste :

• Intra-service et Université : Direction des ressources humaines et du dialogue social, pôle Sciences et Technologie, direction de l'école, service financier de proximité, départements d'enseignement (assistant.e.s pédagogiques et directeur.trice.s) et laboratoires de recherche, autres composantes de l'université, vacataires ;
• Extra-Université : rectorat, autres services RH, France Travail, etc.

Activités principales 1) Mission Affaires générales - Gestion des conventions et tarifs de l'école :

• ­ Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
• ­ Participer à la gestion administrative et financière en appliquant les procédures dédiées et contribuant à leur élaboration, leur actualisation et leur diffusion.
• ­ Gérer les demandes des interlocuteurs internes (étudiant.e.s et personnels) et externes (entreprises, partenaires).
• ­ Contrôler et faire respecter les échéances, notamment financières des conventions nouées par l'école avec ses différents partenaires.
• ­ Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion des conventions et tarifs.
• ­ Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif et financier.
• ­ Assurer le soutien de l'activité des services, des manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques).
• ­ Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
• ­ Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe.
• ­ Préparer les éléments concernant les conventions et les tarifs pour la présentation au vote du conseil de l'école et du conseil d'administration de Nantes Université.

2) Missions financières - Activités au sein du service financier de proximité : En vue de la gestion des dépenses et recettes de l'école, ainsi que celles des laboratoires de recherche, la ou le gestionnaire devra :

• ­ Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion.
• ­ S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité.
• ­ Consigner les procédures applicables dans son domaine, et contribuer à leur révision et leur évolution.
• ­ Alimenter les bases de données du domaine d'intervention et faire un suivi à travers l'utilisation de différents tableaux de bord sur l'activité financière de Polytech dans le cadre des différentes enveloppes. Les activités consisteront à intégrer les données, contrôler leur validité et leur cohérence.
• ­ Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables.

Retrouvez l'intégralité de la fiche de poste ici : Profil

• Formation et/ou qualification : Bac à Bac + 2 en gestion administrative
• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 3 à 5 ans, dans l'administration et/ou l'enseignement supérieur.

Le cas échéant, la personne retenue pourra bénéficier d'un parcours de formation destiné à parfaire les compétences financières et numériques manquantes.