Chargé ou chargée d'accueil - Hôtel du Département

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La direction communication a pour mission d'expliquer les politiques publiques décidées par les élues et élus, en développant une information utile et pratique auprès des habitantes et habitants. Elle rend compte de l'avancement du projet stratégique, contribue à l'identification des compétences du Département, participe au dialogue citoyen et anime nombre de communautés d'intérêts sur les supports d'information numérique.

Missions / conditions d'exercice

Vous accueillez, orientez et renseignez tous les publics (interne et externe) à l'Hôtel du Département.
Vous représentez l'image de la collectivité et contribuez à la démarche qualité accueil.
Vous participez au bon fonctionnement du lieu (sécurité et logistique).
Activités
Accueil :
- Accueillir, orienter, renseigner tous les publics physiquement et téléphoniquement à l'Hôtel du Département, et assurer ainsi, si besoin, un accueil social.
- Identifier, comprendre et reformuler les demandes, y répondre en recherchant et sélectionnant les informations utiles et mettre en relation avec le bon interlocuteur et la bonne interlocutrice.
- Gérer les demandes en respectant le degré d'urgence.
- Filtrer les entrées et sorties du public dans l'Hôtel du Département.
- Gérer le manuel de fonctionnement du site et les outils de la démarche qualité accueil.
- Gérer la documentation à destination du public mise à disposition à l'accueil de l'Hôtel du Département.
- Assurer la veille et la mise à jour des informations relatives aux missions du conseil départemental et de son organisation.
- Participer au groupe pratique et métier "accueil".

Logistique :
- Réceptionner différents types de livraison.
- Participer à la maintenance des bâtiments et à la gestion des locaux.
- Veiller au bon rangement ainsi qu'à l'entretien de la signalétique de l'espace accueil de l'Hôtel du Département.
- Contribuer au secours des personnes.

Actions liées à la communication :
- Mettre sous plis et diffuser les documents de communication en interne (magazine de Loire-Atlantique, documents à disposition du public...) et en externe (invitations aux événements organisés par la direction...).
- Aider à la préparation des salons, manifestations, évènements organisés ou soutenus par le Département
- Organiser et animer les visites de groupes à l'Hôtel du Département.
- Gérer, coordonner et former les vacataires.

Disponibilité soirée et week-end exceptionnellement
Horaires par roulement : 8h30 à 11h45 et de 12h45 à 17h30 - 8h30 à 12h45 et de 13h45 à 17h30.

Chèques déjeuner / Participation employeur sur l'abonnement transports en commun / Participation employeur sur la complémentaire santé et sur la prévoyance / Comité des oeuvres sociales (tarifs préférentiels billetterie, vacances, culture...) / Forfait mobilité durable

Profils recherchés

- Connaissance de la collectivité et de son fonctionnement
- Maîtrise de la démarche qualité accueil
- Capacité à gérer les situations de stress et d'agressivité
- Bonne présentation et bonne expression orale
- Travail en équipe, polyvalence, adaptabilité et rigueur
- Sens du service au public : relationnel, courtoisie, amabilité et discrétion
- Respect de la ponctualité
- Maitrise des outils bureautiques et de communication collaboratifs (Outlook, Teams, One Note, Espaces Co)