Assistant(e) administratif(ve) formation - Poste à mi-temps
Au sein du cercle Formation, vous assurez la gestion opérationnelle des actions de formation .
Vous êtes l’interface entre les client.es, les formateur.rices et les équipes internes, et garantissez la qualité, la conformité réglementaire et la fluidité des parcours de formation.
Vos principales missions
- Organiser et coordonner les sessions de formation (planification, logistique, suivi).
- Assurer la conformité de vos sessions aux exigences Qualiopi sur l’aspect administratif.
- Assurer la facturation et le suivi administratif des dossiers de formation.
Plus concrètement :
Gestion administrative et opérationnelle des formations
- Planifier les sessions de formation, en coordination avec les client.es et les formateur.rices.
- Établir et gérer l’ensemble des documents administratifs : conventions ou contrats de formation, convocations, feuilles d’émargement, attestations de fin de formation.
- Transmettre aux formateur.rices l’ensemble des informations nécessaires au bon déroulement des sessions.
- Diffuser et suivre les questionnaires réglementaires et qualité : positionnement, satisfaction à chaud, retour du commanditaire et évaluation des formateur.rices.
- Organiser et coordonner la logistique des formations (salles, équipements, restauration le cas échéant).
- Vérifier l’émargement, gérer les absences et assurer le lien avec les participant.es ou employeurs si nécessaire.
- Identifier, signaler et contribuer au traitement des dysfonctionnements, écarts qualité ou non-conformités observés lors des actions de formation.
- Émettre les attestations de fin de formation après validation administrative et financière.
Suivi financier
- Facturer les actions de formation et suivre les paiements, en lien avec l’équipe administrative.
- Réaliser les relances en cas d’impayés.
Poste à mi-temps
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