Chargé de missions événementielles H/F

Audencia est une prestigieuse école de management basée en France (Paris, Nantes et La Roche-sur-Yon) et à l’International (Chine, Brésil, Australie, Espagne), dont l'objectif est de former des femmes et des hommes capables d’influencer et d’accompagner la société dans toutes ses transitions : économique, écologique, politique, médiatique, culturelle, sociale et technologique .

C'est également une entreprise en pleine croissance qui emploie plus de 530 collaborateurs et qui offre un environnement de travail épanouissant et respectueux des équilibres de vie.

Vous souhaitez participer à cette aventure, rejoignez-nous !

Dans le cadre du remplacement d’un CDI, le pôle Événementiel d’Audencia, composé de 6 personnes et rattaché à la Direction Marketing et Communication (35 personnes), recherche un(e) Chargé(e) de missions événementielles pour accompagner l’équipe dans la conception, le pilotage et la réalisation de ses événements et projets transverses.

Au sein d’une équipe dynamique, vous aurez la responsabilité de piloter vos projets de A à Z, de leur conception jusqu’à leur bilan, en lien avec de nombreux interlocuteurs internes et externes.

Avec qui je vais travailler ? Rattachée à la responsable du pôle évènementiel, vous travaillerez au quotidien avec les différents pôles de la Direction Marketing et Communication. Vous serez également amené(e) à collaborer avec l’ensemble des directions de l’école et à coordonner des projets impliquant de nombreux interlocuteurs internes et externes.

Quels événements organise Audencia ?

Le pôle évènementiel pilote une centaine d’évènements par an, répartis en 3 grands périmètres :

• Des évènements marketing à destination des prospects, ils contribuent directement à la stratégie de recrutement de l’école (journées portes ouvertes, concours d’entrée, etc.).

• Des évènements de communication interne et externe : ils contribuent à faire vivre une expérience unique à nos différentes parties prenantes (étudiants, alumni, collaborateurs, entreprises partenaires…) à travers des formats variés : conférences, afterworks, congrès scientifiques, soirées, événements culturels, etc

• Des évènements carrière : organisation des forums de recrutement à destination de nos étudiants, avec notamment un forum en présentiel de 2 jours réunissant plus de 70 entreprises, ainsi que deux forums à distance.

En quoi consiste ce poste ?

Votre rôle s’articule autour de 3 grandes missions :

• Pilotage de projet transverse : Vous assurez la structuration et le pilotage de projets impliquant différents interlocuteurs et directions de l’école :

  • Planifier et structurer les différentes étapes du projet

  • Organiser et animer les comités opérationnels

  • Préparer les réunions et en assurer le bon déroulement

  • Coordonner les différentes parties prenantes

  • Assurer le suivi des actions, des décisions et des échéances

  • Veiller au respect du planning et alerter en cas de risque ou de retard

  • Rédiger et diffuser les comptes rendus afin de garantir une bonne circulation de l’information

• Gestion opérationnelle d’un évènement : De l’étude de faisabilité jusqu’à la clôture du projet, vous êtes responsable du bon déroulement des événements qui vous sont confiés :

  • Recueillir et analyser le briefing

  • Concevoir les concepts, programmes et scénographies

  • Rechercher et coordonner les prestataires : demandes de devis, suivi des prestations et de la facturation

  • Coordonner la production des outils de communication : invitations, emailings, signalétique, affiches…

  • Élaborer et suivre le planning opérationnel

  • Assurer le reporting et le suivi des indicateurs

• Être le garant(e) du bon déroulement de l’événement : Présent(e) lors des événements, vous veillez au respect du planning et à la bonne coordination des différents intervenants.

Vous savez anticiper les imprévus, réagir rapidement en cas de dysfonctionnement et être force de proposition pour trouver des solutions, tout en gardant une vision globale de l’événement.

Vous piloterez les événements qui vous seront confiés en autonomie ou en binôme avec un membre de l’équipe, selon leur nature et leur envergure.

Projets complémentaires :

En fonction des besoins du pôle, vous pourrez également contribuer à différents projets transverses,

notamment :

• Conseiller et accompagner les autres directions dans la conception et la réalisation de leurs projets événementiels

• Animer la communauté des référents événementiels : organisation et animation de réunions, formations et partage de bonnes pratiques

• Piloter le projet culturel « Art Campus », visant à développer un programme culturel à l’échelle des différents campus d’Audencia

Votre intégration :

Pour vous permettre de prendre progressivement en main vos missions, vous serez accompagné(e) par votre manager et l’ensemble de l’équipe dans votre découverte de l’environnement Audencia et votre montée en compétences.

Une formation à nos outils internes vous sera proposée à votre arrivée, ainsi qu’un parcours d’intégration RH qui accompagnera vos premiers mois au sein de l’école.

Profil recherché :

• Formation Bac+4/5 et première expérience réussie de 2 à 3 ans dans l’événementiel

• Expérience en gestion et pilotage de plusieurs projets événementiels simultanément

• Excellentes capacités d’organisation, de priorisation et de planification

• Capacité à coordonner efficacement des interlocuteurs variés et à travailler en transversal

• Excellentes qualités rédactionnelles et aisance relationnelle

• Rigueur, réactivité et capacité à anticiper les imprévus

• Dynamisme, créativité, force de proposition et sens des initiatives

• Appétence pour les projets culturels et sensibilité au design et à la création graphique

• Permis B et disponibilité ponctuelle en soirée et le week-end selon les événements

Conditions de travail :

• Type de contrat : CDI, à pouvoir dès que possible

• Localisation : Nantes

• Rémunération annuelle brute : 37K€ / 13 mois selon profil et expérience

• Statut : Cadre

• Télétravail : jusqu'à 2 jours / semaine, après 1 mois d'ancienneté

• Disponibilité occasionnelle requise en soirée et certains samedis selon le calendrier et les besoins des événements

• Congés : 25 jours de congés payés + 18 jours de RTT

• Jours urgence familiale rémunérés

• Mutuelle familiale prise en charge à 100%, Tickets Restaurants, CSE, accord d’intéressement