Gestionnaire Commercial(e) et Administratif(ve)

À propos de l'association :

Acteur de l’insertion par l’activité économique sur la métropole nantaise, OCEAN emploie près de 140 salariés au sein de chantiers d’insertion dans les secteurs du bâtiment, des espaces verts, de la propreté urbaine, du maraîchage et de la restauration. L’association développe également de nombreux services de proximité pour les habitants, les collectivités et les bailleurs sociaux. Son projet vise à concilier activité économique, utilité sociale et accompagnement vers l’emploi.

Description du poste :

Véritable interface entre les équipes de terrain, les clients et les partenaires, vous jouez un rôle central dans le suivi administratif et commercial de nos activités de production. Votre expertise en facturation vous permet de sécuriser les processus administratifs et d'accompagner efficacement les équipes opérationnelles. Vous contribuez également au suivi des marchés publics et à la préparation des dossiers d'appels d'offres, en lien avec les responsables de service.

Vos missions principales :

. Facturation

o Réalisation de la facturation mensuelle des différentes activités de l'association.

o Contrôle et consolidation des éléments de facturation transmis par les équipes.

o Suivi administratif de la facturation et mise à jour des outils de suivi.

. Gestion commerciale

o Participation aux réunions de production.

o Élaboration et mise à jour des devis via le logiciel métier.

o Suivi des commandes et des devis et réalisation des relances commerciales.

o Contrôle des bons de travaux et consolidation des éléments nécessaires à la facturation.

. Relations clients et marchés publics :

o Suivi administratif et commercial des marchés publics (marchés de services, prestations récurrentes et accords-cadres).

o Préparation des dossiers de réponse aux appels d'offres en lien avec les responsables de service : collecte des pièces administratives, mise en forme des mémoires et suivi des dépôts.

o Veille sur les consultations et opportunités commerciales en lien avec les activités de l'association.

o Suivi des échéances contractuelles, reconductions et révisions de prix.

o Réalisation des bilans d'activité et reportings à destination des clients, collectivités et partenaires.

o Suivi de la relation client et contribution à la qualité de service.

. Suivi des véhicules :

o Organisation des contrôles techniques et périodiques des véhicules.

o Gestion des constats en cas d’accident et coordination avec l’assureur en cas de dommage ou sinistre.

. Tâches transversales et support :

o Gestion des appels téléphoniques entrants.

o Classement, archivage et gestion des documents administratifs.

o Suivi administratif des prestations en lien avec les équipes de terrain.

o Contribution à la création et à l'amélioration des outils de suivi.

o Traitement du courrier et appui administratif ponctuel.