Secrétaire de l'unité Mode d'Accueil Petite Enfance - CDD de 3 mois

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Emploi contractuel de cat. C

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui ( Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique )
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La délégation Nantes intervient sur les 24 communes de la métropole nantaise. Elle est garante de la proximité et de la continuité de service public auprès des habitantes et habitants. Son territoire présente tous les défis d'une grande agglomération dynamique, riche de ses paysages aussi bien urbains, agricoles ou naturels.
La réactivité des réponses de la délégation auprès des usagers ou partenaires, l'ancrage de ses interventions dans la proximité et le soutien, le développement d'un climat de bien-être au travail pour les agents sont au coeur de l'action des équipes de la délégation qui agissent au service des habitantes et habitants.
Le service solidarité met en oeuvre, sur le territoire de l'agglomération nantaise, les politiques d'action sociale du Département : l'action sociale de proximité, l'emploi et l'insertion, la protection maternelle et infantile, l'aide sociale à l'enfance, et le soutien aux personnes âgées et personnes en situation de handicap. Plus de 630 agents interviennent ainsi au quotidien au service de la population en général et des personnes les plus vulnérables en particulier.
L'unité coordination et moyens assure des missions support transversales pour le service solidarité en matière de gestion des ressources humaines, de suivi des projets ou problématiques bâtimentaires/logistiques, d'harmonisation des procédures internes. Elle vient également en soutien de l'activité des autres unités du service grâce à son équipe de professionnels médico-sociaux volants et son équipe d'assistantes de responsables EDS/PMI.
Au sein de la délégation de Nantes, l'unité PMI met en oeuvre la politique PMI au sein des espaces des solidarités en équipe pluridisciplinaire (médecins, cadre de santé sage-femme). À l'interface des acteurs de prévention sociaux, éducatifs, culturels, des acteurs de soins et des acteurs de la protection de l'enfance, l'unité PMI vise à promouvoir la santé globale de l'enfant de 0 à 6 ans dans tous ces lieux de vie .

Missions / conditions d'exercice

Missions générales :
- Accueil téléphonique et physique
- Suivi des dossiers concernant l'agrément des assistant·es maternel·les (1ère demande, demandes de renouvellement, dérogation, extension, clôture, archivage...)
- Suivi de l'activité de l'unité en lien avec l'équipe évaluateurs et le cadre (planification visites d'évaluation/gestion des agendas des évaluateurs)
- Assurer la continuité de service en l'absence de l'agent de gestion

Activités principales :
1- Missions d'accueil téléphonique et physique :
- Des usagers et assistantes maternelles, candidates en cours d'agrément, partenaires internes (médecins, agents de gestion...) et externes RPE
- Orientation des demandes téléphoniques vers l'interlocuteur adéquat

2- Traitement du courrier et des mails :
- Les demandes d'évaluation : enregistrement sur le logiciel SOLIS, suivis des retours d'évaluations après signature du cadre

3- Tenue des dossiers des assistant·es maternel·les :
- Classement/enregistrement de tous les documents concernant l'activité des assistant·es maternel·les
- Archivages

4- Gérer le circuit des informations :
- Recevoir les appels de parents et prendre note sur la fiche de recueil d'informations concernant un·e assistant·e maternel·le, et transmettre la fiche aux évaluateurs et cadre, l'enregistrer dans le dossier

5- Organisation des RIPA / Commission harmonisation :
- Établir un planning annuel, retenir la salle, transmettre le planning aux différents RPE, être référent des inscriptions des candidats lorsqu'ils téléphonent ou se présentent (transmission de l'invitation et du plan d'accès).
- Préparer la liste des participants

6- Participation aux réunions :
- D'équipe de l'unité Mode d'Accueil Petite Enfance
- Départementales
- Partenariales

7- Gestions des commandes :
- Centralisation des demandes de l'équipe
- Gestion du stock
- Commandes
- Réception et rangement des fournitures

8- En l'absence de l'agent de gestion :
Instruction, gestion et suivi des demandes et des renouvellements d'agrément des assistant·es maternel·les :
- Instruction des demandes (vérification des données administratives et saisie SOLIS)
- Demande d'extrait de casier judiciaire/FIJAIS
- Envoi du récépissé aux demandeurs
- Transmission aux évaluateurs de la demande (courrier de demande, note d'évaluation, fiche médecin)
- Enregistrement de la décision du médecin et préparation du courrier de réponse aux assistantes maternelles sur SOLIS
- Classement des dossiers après instruction
- Gestion et suivi des dossiers d'arrêt temporaire d'activité
- Envoi des relances concernant les mesures de sécurité

Chèques déjeuner / Participation employeur sur l'abonnement transports en commun / Participation employeur sur la complémentaire santé et sur la prévoyance / Comité des oeuvres sociales (tarifs préférentiels billetterie, vacances, culture...) / Forfait mobilité durable / Possibilité de télétravail et équipements liés au télétravail

Profils recherchés

- Capacité d'organisation et d'anticipation
- Rigueur
- Sens du travail en équipe
- Discrétion
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Solis
- Connaissance des circuits de décision et des partenaires