Agent de gestion administrative, service prévention des risques bâtimentaires

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Experience souhaitée

Débutant

Rémunération indicative

Traitement indiciaire + RIFSEP GC2

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité du chef de service, l’assistante du Service Prévention des Risques Bâtimentaires (SPRB) a pour mission d’assurer l’accueil interne/externe, d’assister les préventionnistes, d’assurer le suivi administratif des dossiers et activités du service dans le domaine des bâtiments à usages professionnels (BUP) et des bâtiments d’habitation.

Missions / conditions d'exercice

Activité 1 – Gestion administrative des dossiers de prévention
- Réceptionner et enregistrer les dossiers transmis au service
- Créer, actualiser et classer les dossiers administratifs et techniques
- Assurer le suivi des dossiers en cours
- Préparer les dossiers pour leur transmission aux préventionnistes chargés de l’instruction
- Assurer le classement et l’archivage des dossiers traités
 Habitations et bâtiments collectifs ;
 Bâtiments à Usage professionnel (industriel, bureaux, agricoles, …)
 Installations classées pour la protection de l’environnement
 Dossiers de construction, transformation, extension ou réhabilitation

Activité 2 – Suivi administratif de l’instruction
- Assurer le suivi des différentes étapes d’instruction des dossiers
- Enregistrer les avis, observations et demandes de compléments dans le logiciel de gestion
- Saisir et mettre en forme les courriers et courriels relatifs aux dossiers instruits par les préventionnistes
- Relancer les interlocuteurs lorsque les éléments nécessaires au traitement du dossier sont manquants
- Mettre à jour les tableaux de suivi et outils de gestion du secrétariat
- Veiller au respect des échéances administratives

Activité 3 – Gestion documentaire et traçabilité
- Organiser et actualiser les bases documentaires du service
- Numériser, indexer et classer les documents
- Assurer la traçabilité des échanges et des décisions
- Participer à l'archivage réglementaire et administratif des dossiers

Activité 4 – Accueil, relations avec les interlocuteurs et secrétariat du service
- Assurer l’accueil physique, téléphonique et électronique du service
- Répondre aux demandes administratives de premier niveau
- Orienter les demandes vers le préventionniste
- Assurer les échanges avec les collectivités, exploitants, maîtres d’ouvrage, bureaux d’études et particuliers
- Organiser les rendez-vous et réunions du service
- Rédiger ou mettre en forme courriers, comptes rendus, convocations et documents administratifs

Activité 5 – Appui au fonctionnement et au pilotage du service
- Élaborer et actualiser des tableaux de bord
- Produire des statistiques d’activité : dossiers reçus, dossiers traités, délais, avis rendus, dossiers en attente
- Participer à l’amélioration des procédures administratives et des outils de suivi
- Contribuer à la diffusion des informations et consignes internes du service

Profils recherchés

- Maitrise du pack office ;
- La connaissance de WEBPREV serait un plus.