HR & OFFICE COORDINATOR

Descriptif du poste

Au moins 3 ans d’expérience sur un poste similaire

Entre 35 000 et 38 000€ brut par an (selon expérience).

Nantes (Gare Sud).

Ce poste ne permet pas de télétravail régulier.

iAdvize is an international company : you must be fluent in spoken and written English for this job.

L’équipe

Notre mission chez iAdvize ? Réinventer l'expérience d'achat grâce à notre AI Shopping Assistant ✨ .

Nous aidons les e-commerçants à transformer des sites aujourd’hui passifs en véritables expériences d’achat agentiques : intuitives, proactives et capables d’anticiper les besoins des visiteurs.

Notre Assistant Shopping IA crée la confiance qui déclenche l’achat. Il répond instantanément aux questions, élimine les hésitations, recommande les produits les plus pertinents et guide les visiteurs jusqu’au checkout, améliorant concrètement la conversion et la satisfaction ️

Votre quotidien

En tant que HR & Office Coordinator , vous êtes un rouage essentiel de l'expérience iAdvize. Votre mission : garantir un environnement de travail optimal et une expérience employé mémorable, via la gestion opérationnelle des bureaux, l'accompagnement des collaborateurs et l'animation de notre culture d'entreprise.

Vos missions seront principalement :

1. Pilotage des espaces de travail et services généraux (30%)

Vous êtes le/la garant(e) du bon fonctionnement de nos bureaux multi-sites.

• Coordination des prestataires externes (nettoyage, maintenance, restauration, électricité...) pour garantir un cadre de travail agréable

• Gestion de l'accueil des visiteurs, dans le respect des procédures de sécurité

• Prise en charge des demandes quotidiennes des collaborateurs (fournitures, badges, accès, colis...)

• Supervision du courrier et des envois avec nos partenaires logistiques (DHL, La Poste...)

2. Onboarding, formation et développement des compétences (30%)

Vous offrez aux nouveaux salariés une première impression inoubliable, et vous accompagnez chaque collaborateur dans sa montée en compétences.

• Pilotage du parcours d'onboarding de A à Z : conception, accueil, suivi, visites médicales

• Mise à jour et enrichissement des contenus d'intégration corporate

• Contribution active à l'automatisation des process d'onboarding et de formation (notamment via l'IA)

• Déploiement du plan de développement des compétences : logistique, suivi administratif, facturation

• Animation des programmes de formation internes (mentorat, Level Up Program, Manager Program...)

3. Expérience employé, culture et événementiel (30%)

Vous êtes l'architecte de nos moments collectifs. Chaque événement que vous organisez renforce les liens et fait vivre notre culture.

• Organisation d'événements internes inspirants : séminaires, team buildings, afterworks, célébrations...

• Animation de la Corporate Experience Team et gestion de la roadmap événementielle

• Pilotage de la communication interne corporate (messages réguliers, retours sur événements...)

• Collaboration étroite avec l'équipe People et les référents Culture pour créer des expériences mémorables

✈️ 4. Travel Management et mobilité (10%)

Vous facilitez les déplacements de nos collaborateurs :

• Définition et mise à jour de la politique voyage globale

• Organisation et suivi des déplacements (collaborateurs et prestataires), en France et à l'international

• Gestion des obligations administratives liées aux détachements et déplacements

• Contrôle des notes de frais et remboursements, dans le respect de la législation et des politiques internes

• Administration du module NDF sur notre SIRH et de l'outil de gestion des voyages

Profil recherché

Ce poste est fait pour vous si…

• Vous avez déjà une première expérience réussie en office management, RH ou coordination d'événements

• Vous êtes organisé(e), orienté(e) solutions et aimez la polyvalence dans vos missions

• Vous avez une vraie fibre relationnelle et aimez créer du lien entre les personnes

• Vous êtes à l'aise en anglais (environnement international)

• Vous êtes curieux(se) des nouvelles technologies et enthousiaste à l'idée d'automatiser des process avec l'IA

Chez iAdvize, vous trouverez…

✅ Un environnement stimulant et créatif, qui valorise l’initiative et le partage de feedback pour progresser.

✅ Des Geniuses expert(e)s et impliqué(e)s, cultivant la bienveillance et l’entraide .

✅ Des actions concrètes mises en place en faveur de la diversité et de la RSE .

✅ De vraies possibilités d’évolution , avec un accompagnement pour développer vos compétences et votre leadership.

Quelques atouts qui font la différence…

Un cadre agréable : des bureaux modernes à Nantes, ainsi que des évènements hebdomadaires pour nous retrouver.

Un mode de travail flexible : télétravail jusqu’à 2 jours/semaine après l’onboarding, 2 semaines par an de Work from Anywhere.

Un système de cagnottes : utile pour sponsoriser vos projets et valoriser la collaboration inter-équipes.

Un onboarding soigné : une semaine immersive pour comprendre nos produits, notre stratégie et faire la connaissance de nos Geniuses.

Une entreprise engagée : un groupe de travail RSE pour une croissance durable et responsable, ainsi qu’un jour par an dédié à une association.

Un jour par semaine dédié au meilleur ami de l’Homme : le chien !

Une entreprise innovante et reconnue : lauréat FrenchTech Next 40/120, Great Place to Work, labellisée ISO 27001 et candidate à la certification B-Corp.

Le process de recrutement

Étape 1 : Un échange RH pour mieux comprendre votre parcours et vos aspirations.

Étape 2 : Un entretien avec votre futur(e) manager pour approfondir vos compétences et votre vision du rôle.

Étape 3 : Une étude de cas pratique pour évaluer votre approche et vos capacités d’analyse.

Étape 4 : Une rencontre avec l’équipe pour vous immerger dans notre culture et nos valeurs.

Welcome aboard !

Prêt.e à relever le défi ? Rejoignez-nous et participez à la révolution de l’expérience client e-commerce !

La société iAdvize est attachée à la diversité de ses équipes et pratique une stricte politique de non-discrimination au recrutement. Toutes les candidatures sont soigneusement étudiées par notre équipe de recrutement. Toutefois, nous pouvons utiliser des outils d’intelligence artificielle (IA) pour soutenir certaines étapes du processus de recrutement, par exemple pour examiner les candidatures, analyser les CV ou évaluer des réponses.

Ces outils assistent notre équipe de recrutement, mais ne remplacent pas le jugement humain. Les décisions finales d’embauche sont, en dernier ressort, prises par des personnes. Suivez-nous sur notre page Welcome to the jungle !