Assistant.e administratif.ve

À propos de nous Nantes Université est un établissement public d'enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d'université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l'école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l'École Nationale Supérieure d'Architecture de Nantes. Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l'excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance. Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon. Mission Environnement et contexte de travail • Localisation : Nantes Polytech Nantes, école d'ingénieurs, membre de la conférence des grandes écoles, forme près de 1 750 étudiant.e.s et apprenti.e.s ingénieur.e.s réparti.e.s en 8 départements de spécialité et offre 6 parcours de master international. Elle compte près de 135 enseignant.e.s et enseignant.e.s-chercheur.e.s exerçant au sein d'un des 9 laboratoires de recherche associés, 90 personnels administratifs et techniques et fait appel à 465 vacataires industriels. Missions

• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec l'organisation de TOEIC, d'emploi du temps, d'outils numériques de Nantes (Madoc, Cursus, Gesnotes, Uncloud, etc.)
• Saisir et mettre à jour des données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
• Retranscrire des informations orales à l'écrit, suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du département LSH
• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des élèves, enseignant.e.s et vacataires
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier, classer et archiver des documents

Activités principales

• Gestion des TOEIC : interface avec l'organisme, réception des liasses de copies, gestion administrative, gestion événementiel, gestion des surveillants.
• Gestion des Emploi du temps LSH : interface avec les départements, avec les enseignants, prise d'information des calendriers événementiels.
• Suivi des enseignant.e.s : inscriptions administratives, interface avec les enseignant.e.s (renseignements, salles, équipements, polycopiés... )
• Activités de Jurys : suivi des notes, préparations des jurys, suivi des rattrapages, interface avec les assistant.e.s
• Support à la direction LSH : relations SN, transfert d'information, participation aux réunions. Prévoir 2 à 3 déplacements en voiture de mission à Nantes par mois

Retrouvez l'intégralité de la fiche de poste ici : Profil

• Formation et/ou qualification : Bac à bac + 2
• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste.

Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d'une priorité légale conformément aux dispositions de l'article L.512-19 du Code Général de la Fonction Publique (sur présentation d'un justificatif).