Secrétaire pédagogique (UFR FLCE/LL)

À propos de nous Nantes Université est un établissement public d'enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d'université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l'école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l'École Nationale Supérieure d'Architecture de Nantes. Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l'excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance. Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon. Mission

FLCE :

Vous serez en charge du secrétariat pédagogique du Tronc Commun, Beaux-Arts et du parcours HE du Master CPM (hors EDT et conventions de stage pour ce dernier) ; le tout en étroite collaboration avec les secrétariats pédagogiques de Licence et Master, le/la gestionnaire EDT de la composante. Vos missions principales seront les suivantes : * Accueil et communication

• Accueillir, informer et orienter les étudiants ;
• Suivre la mise à jour les emplois du temps des formations concernées (en lien avec la gestionnaire EDT) ;
• Assurer le suivi de la communication entrante et sortante (mails, téléphone) ;
• Diffuser les informations aux équipes pédagogiques et aux étudiants ;
• Apporter un appui aux enseignants et intervenants dans l'organisation de leurs activités (accueil, logistique, informations pratiques).
• Inscription et suivi des modalités de contrôle des connaissances

UFR Lettres & Langages : Vous assurerez le secrétariat d'un ou de plusieurs départements/ formations/ parcours.

ACCUEIL ET ADMINISTRATION DES DÉPARTEMENTS

Assurer la permanence d'accueil physique et téléphonique (accueillir et informer enseignants et étudiants) Réceptionner le courrier, les messages électroniques via les comptes de messagerie génériques et nominative, répondre aux demandes de renseignements et transférer les informations. Assister à la gestion des calendriers (Commissions pédagogiques, jurys). Communiquer les messages entre enseignants, étudiants et services de l'université, chercher des informations. Orienter les étudiants et les nouveaux arrivants. Mettre à jour les documents d'information vers le public (livrets, pages Web du département etc.) Compléter et diffuser les documents à destination de l'équipe pédagogique, de la commission pédagogique et du jury d'examen Assurer la mise en reprographie et la réception des livrets étudiants et documents pour les journées portes ouvertes. Effectuer des réservations ponctuelles de salle. Classer et constituer les archives des départements.

FICHE DE POSTE COMPLÈTE ICI:

Profil Formation et/ou qualification : Bac, maîtrise des outils informatiques Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : a minima une première expérience administrative. La connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur serait un plus Compétences et connaissances requises Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires : Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et de l'organisation des enseignements Utilisation des outils bureautiques et informatiques, culture internet Savoir-faire opérationnels : Mettre en œuvre une procédure Savoir accueillir du public Savoir rechercher l'information et la vérifier Travailler en équipe, Techniques d'élaboration et de classement de documents Savoir-être : Rigueur/fiabilité Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint Réactivité Sens relationnel