Assistant du Service Technique et Logistique (H/F)

Date de clôture de réception de candidatures : Qui sommes-nous ? Au sein de la direction du centre Atlantique, le Service Technique et Logistique du centre Atlantique, en tant que service support, a pour mission principale de fournir aux utilisateurs du patrimoine du centre Atlantique un environnement de travail conforme, tant sur le plan normatif (laboratoires accrédités en particulier) que règlementaire (code du travail), afin de garantir la sécurité des utilisateurs, de bonnes conditions de travail et une sécurité de fonctionnement. Placé-e sous l'autorité du responsable du Service Technique et Logistique (STL) de l'Ifremer - centre Atlantique, vous assistez l'équipe STL sur la partie administrative et gérez une partie des prestataires de service liés aux services généraux du site de Nantes ainsi que des prestations associées à des locations d'espaces. A ce titre, vous assurez la gestion administrative du STL conformément aux règles en vigueur à l'Ifremer. Vous êtes garant de l'exécution contractuelle des prestations de type « services généraux », afin d'assurer une qualité de service auprès des utilisateurs Ifremer et une optimisation des coûts. Votre champ d'intervention reste le site de Nantes, mais vous pouvez être amené-e, à la demande de votre responsable, à intervenir, ponctuellement, dans le cadre de dossiers transversaux, à travailler sur des dossiers des autres sites de l'Ifremer rattachés au centre Atlantique. Quelle sera votre mission ? En tant qu'assistant-e du STL, votre mission consistera à prendre en charge les activités administratives, une partie des activités multiservices (services généraux) dont le STL assure la gestion et des prestations associées à la location d'espaces du site nantais. Sur la partie administrative, vous avez un rôle essentiel car vous formalisez les actions d'achats et de ventes des prestations et équipements du STL auprès de la DAJF (Direction Administrative, Juridique et Financière). Vous épaulez l'équipe STL sur les tâches administratives. Vous pilotez des activités multiservices qui contribuent au bon fonctionnement du centre et permettent, en particulier, aux salariés d'exercer leurs activités dans les meilleures conditions tant sur le plan de la sécurité que des conditions de travail. Les missions sont susceptibles d'évoluer en fonction des besoins du service. Quelles seront vos activités ? En tant qu'Assistant-e administrative du Service Technique et Logistique vous avez en charge, sur le périmètre du STL : Gestion administrative :

1. Saisir des demandes d'achats, des commandes et des réceptions en assurant la traçabilité de ces opérations sur le système d'information de la DAJF et en réalisant le suivi financier pour le STL.
2. Gérer en lien avec votre responsable, les contrats de prestation : cahier des charges, suivi financier, renouvellement, dénonciation.
3. Dans le cadre des missions 1 et 2, vous êtes l'interlocuteur privilégié de la DAJF.
4. Gérer pour le Centre les dossiers des éventuels sinistres en lien avec le référent assurance de la cellule juridique de la DAJF, en informant le directeur adjoint du centre Atlantique.
5. Gérer les frais et déplacements des personnels du STL (ordres de mission et états de frais).

Services généraux : Gérer les prestations suivantes : nettoyage des locaux, entretien des espaces verts, gardiennage & télésurveillance, élimination des nuisibles, gestion des distributeurs de boissons et friandises, et gestion du parc des fontaines à eau.

1. Contribuer avec votre responsable à la rédaction des appels d'offres (CCTP - Cahier des Clauses Techniques Particulières, RC - Règlement de Consultation dont critères de choix) et à l'analyse des offres.
2. Suivre opérationnellement les prestations contractuelles : contrôle des prestations, revues de contrats.

Prendre en charge les opérations de locations des espaces du site nantais (amphithéâtre et autres locaux) et des prestations associées (gestion administrative, restauration, communication) en coordonnant et facilitant les interactions avec les différents interlocuteurs. Avec qui travaillerez-vous ? En interne :

• Responsable du STL
• Techniciens du STL
• Direction de Centre
• Personnels des services financiers et comptables (DAJF et AC - Agence comptable)
• Assistantes des services, laboratoires et unités
• Personnels et responsables des laboratoires
• Responsables et correspondants administratifs des stations

En externe :

• Prestataires d'entreprises extérieures
• Fournisseurs de matériels
• Clients des espaces en location

Comment se déroulera votre activité ?

• Nos collaborateurs bénéficient de 12 RTT et congés supra légaux.
• Nous avons un accord de télétravail (à partir de 8 mois d'ancienneté).
• Nous avons une politique d'incitation à la mobilité douce : forfait mobilité durable.
• Nous sommes engagés dans une politique RSE inspirée de nos raisons d'être.

Comment postuler ? - Merci de joindre votre CV et votre lettre de motivation, en un seul document pdf. Quelles sont les prochaines étapes ? - Date limite de dépôt des candidatures :

• Étude des candidatures
• Échange téléphonique de préqualification
• Entretien, lors d'une commission de recrutement, avec plusieurs interlocuteurs.
• Validation du dossier par la directrice du Centre Atlantique

Qui êtes-vous ? - Titulaire d'un BAC ou BAC+2, possédant une expérience en gestion administrative et gestion de prestataires. Vous avez les compétences, connaissances et expériences suivantes :

• Bonne maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Power Point, Access, saisie sur interface SIGMA/SAP, Notilus ou outil similaire
• Connaissance en gestion administrative et comptable
• Connaissance du code des marchés publics
• Connaissance en gestion de prestataires de « services généraux »

Vous avez les qualités suivantes :

• Méthode, rigueur et très bonne organisation
• Forte autonomie
• Discrétion
• Bonne aptitude à la communication écrite et orale, aisance relationnelle
• Bon négociateur
• Sens du service
• Esprit d'équipe