Stagiaire Assistant(e) Gestion Administrative des Stages

Audencia est une prestigieuse école de management basée en France (Paris, Nantes et La Roche-sur-Yon) et à l'International (Chine, Brésil, Australie, Espagne), dont l'objectif est de former des femmes et des hommes capables d'influencer et d'accompagner la société dans toutes ses transitions : économique, écologique, politique, médiatique, culturelle, sociale et technologique .

C'est également une entreprise en pleine croissance qui emploie plus de 530 collaborateurs et qui offre un environnement de travail épanouissant et respectueux des équilibres de vie.

Dans le cadre de la préparation des départs en stage de nos étudiants en janvier 2027, le pôle d'activités recherche un(e) stagiaire afin de renforcer temporairement l'équipe sur la période de forte activité de novembre et décembre 2026.

Sous la responsabilité de la Responsable de Pôle, le/la stagiaire contribuera à la gestion administrative des conventions de stage et au suivi des dossiers des étudiants.

Si vous souhaitez participer à cette aventure, rejoignez-nous !

Missions principales :

Contrôle administratif des dossiers

• Vérifier la complétude des pièces administratives transmises par les étudiants et les organismes d'accueil.
• Contrôler la conformité des documents au regard des procédures internes.
• Identifier les pièces manquantes ou non conformes et assurer les relances nécessaires.

Vérification des organismes d'accueil

• Contrôler l'existence légale des employeurs et organismes d'accueil à partir des bases de données officielles.
• Vérifier les informations administratives nécessaires à l'établissement des conventions de stage.

Préparation et fiabilisation des données

• Mettre en forme et consolider les informations relatives aux tuteurs de stage.
• Vérifier la cohérence et l'exactitude des données saisies dans les outils de suivi.
• Actualiser les tableaux de bord de suivi des dossiers.

Gestion des conventions de stage

• Préparer et envoyer les conventions de stage via DocuSign.
• Assurer le suivi du circuit de signature électronique.
• Réceptionner les conventions signées et contrôler leur conformité.
• Classer et archiver les conventions finalisées.

Suivi et relances

• Assurer le suivi quotidien des conventions en attente de signature.
• Réaliser les relances auprès des étudiants, des organismes d'accueil et des tuteurs.
• Signaler les situations susceptibles de compromettre le respect du calendrier de démarrage des stages.

Objectifs du stage :

• Sécuriser et fluidifier le traitement des conventions de stage.
• Garantir le respect des délais de signature avant le démarrage des stages du 4 janvier 2027.
• Contribuer à absorber le pic d'activité de fin d'année tout en maintenant la qualité de service auprès des étudiants et des organismes d'accueil.

Profil recherché :

• Formation Bac +2 à Bac +4 en gestion administrative, gestion des organisations, ressources humaines ou équivalent.
• Une première expérience administrative serait appréciée.
• Maîtrise des outils numériques et intérêt pour la gestion de processus administratifs.
• Rigueur et sens de l'organisation.
• Aisance avec les outils bureautiques (Excel, Outlook, Word).
• Qualités relationnelles et rédactionnelles.
• Capacité à gérer un volume important de dossiers dans des délais contraints.
• Sens de la confidentialité et de la fiabilité des données.

Durée du stage : 2 mois

Date de démarrage : dès que possible