Assistant ou assistante de service

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Le Département de la Loire-Atlantique est un territoire dynamique d'1,4 millions d'habitant.es et une collectivité regroupant 5 000 agent.es. Il conduit une politique RH ambitieuse, à travers ses lignes directrices de gestion, et s'engage pour la qualité de vie de ses agent.es. Doté du label égalité/diversité, le Département porte une politique de lutte contre les discriminations, et d'inclusion qui se traduit dans sa politique RH.
Pour relever les défis de demain, optimiser et sécuriser sa gestion administrative du personnel, développer son offre de service, et améliorer la relation aux bénéficiaires, la Direction ressources humaines fait évoluer son organisation au 1er semestre 2026, avec un regroupement de certaines fonctions déconcentrées. Elle comprendra 130 agent.es au sein de 5 services (service pilotage et appui, service carrière rémunération et temps de travail, service conseil accompagnement recrutement et évolution, service formation, service prévention et santé au travail) et d'une mission dialogue social.
Le service carrière paie devient le service carrière rémunération et temps de travail. Il regroupe une cinquantaine d'agent·es qui assurent, pour l'ensemble des agent.es de la collectivité, les missions de carrière, rémunération, paies, retraite, temps de travail, maladie, frais de déplacement et discipline. Ce service est organisé en unités : 1 unité temps de travail absences maladie, 3 unités carrière rémunération retraite frais de déplacement et 1 pôle traitement comptable et sécurisation de la paie.

Missions / conditions d'exercice

- Vous apportez une aide aux encadrant·es du service voire à l'ensemble des équipes, en termes d'organisation, d'accueil, et de suivi de dossiers
- Vous assurez l'interface et facilitez la circulation de l'information au sein du service, des unités et avec son environnement de travail.
Vous êtes un appui à l'encadrant·e et à l'équipe
Activités :
- Aider à la planification des activités et au suivi des échéances du service (délibérations)
- Aider à l'organisation de la continuité de service et proposer des outils (planning de congés, permanence téléphonique...)
- Organiser des réunions ou instances, y compris préparation des dossiers, aspects matériels et logistique, compte-rendu
- Anticiper et organiser l'arrivée de nouveaux agent.es (gestion matérielle, fournitures, accès et équipements informatiques, aide à l'organisation du parcours d'intégration...)
- Valider les demandes des encadrant·es du service liées aux frais de déplacement et au temps de travail, dans le respect de l'organisation définie
- Participer à la continuité de service à l'échelle de la direction ressources humaines en remplaçant l'assistant.e d'un autre service en cas d'absence ou de besoin

Vous êtes un appui à la gestion et à la circulation de l'information
Activités :
- Diffuser des informations pour le compte du service
- Assurer un accueil physique/téléphonique, et garantir la transmission des informations
- Gérer le courrier entrant et sortant (papier et dématérialisé) et assurer la diffusion de l'information
- Aider dans la préparation de documents/dossiers, courriers et comptes-rendus, dans le respect de la charte graphique du Département, et en assurer la diffusion
- Réaliser des impressions
- Etre garant.e de la charte graphique du Département, aider à son appropriation au sein de l'équipe
- Contribuer à la conservation, accessibilité des documents et à l'archivage, selon l'organisation définie

Vous êtes un appui à la réalisation des missions du service
Activités :
- Assurer le circuit de signature des documents du service
- Saisir et suivre les rapports et délibérations
- Appuyer la gestion des dossiers discipline et l'organisation des conseils de discipline (logistique, convocations, préparation des dossiers)
- Réaliser les commandes et organiser la cérémonie des médailles
- Réceptionner et organiser la diffusion des bulletins de salaire de tou·tes les agent·es du Département
- Apporter un soutien logistique et matériel aux équipes (commande de fournitures, consommables, demandes de 1ères interventions)
- Réaliser des envois en masse
- Être référent·e archives

Chèques déjeuner / Participation employeur sur l'abonnement transports en commun / Participation employeur sur la complémentaire santé et sur la prévoyance / Carte Cezam à tarif préférentiel / Chèques CESU préfinancés / Comité des oeuvres sociales (tarifs préférentiels billetterie, vacances, culture...) / Forfait mobilité durable / Possibilité de télétravail et équipements liés au télétravail

Profils recherchés

- Connaissances générales de l'organisation de la collectivité
- Très bonne capacité d'expression écrite et orale
- Capacités d'organisation, de planification et d'anticipation
- Connaissances de la démarche qualité accueil
- Connaissance de la charte graphique
- Capacité à gérer les priorités, à faire preuve de réactivité.
- Qualités relationnelles et capacité d'adaptation selon les interlocuteurs
- Capacité et goût pour travailler en équipe
- Capacité d'adaptation à la nouveauté et aux changements
- Discrétion professionnelle
- Maitrise des outils bureautiques (outlook, word, excel, powerpoint..)
- Maitrise des logiciels métiers (admimail, airdélib, temptation...)
- Maitrise des outils collaboratifs (Teams pour les réunions hybrides, espaces collaboratifs...)
- Appétence pour travailler dans un environnement dématérialisé et évolutif

Spécificité liée au poste :
- Obligation d'assurer des permanences en relais avec les autres secrétariats de la direction sur la plage horaire 8h30/17h30