Secrétaire de formation initiale et de direction _ Lycée Professionnel Maritime de Nantes H/F

Description des missions

1. Missions administratives générales :

• Accueil physique et téléphonique des usagers (élèves, familles, personnels, partenaires)

• Gestion du courrier entrant et sortant, réception des colis

• Gestion de l'ouverture et de la fermeture des portails

• Gestion et archivage de la boîte mail

• Rédaction, mise en forme et diffusion de documents administratifs

• Classement et archivage des dossiers administratifs

• Suivi des tableaux de bord et statistiques

• Gestion des ordres de mission des personnels (interne LPM-DIRM Chorus DT).

1. Gestion de la scolarité et des élèves :

• Suivi administratif des inscriptions en formation initiale et enregistrement dans Pronote et SIECLE

• Gestion des dossiers élèves et des archives de la FI

• Immatriculation des élèves auprès des services des affaires maritimes

• Accueil, accompagnement et information des élèves concernant les aides et financements (bourses, FSL)

• Préparation et suivi des documents liés à la scolarité

• Édition des convocations, certificats, attestations et relevés

• Gestion des formations spécifiques des élèves (AMFORE, tableaux de suivi, feuilles d'émargement)

• Gestion des stages des élèves : suivi administratif des PFMP, gestion de la plateforme APLYPRO, réception et archivage des dossiers

• Établissement des demandes de livrets maritimes

• Planification et suivi des entretiens de recrutement des futurs élèves en lien avec la direction et la vie scolaire

• Gestion des mini-stages : conventions, suivi de la plateforme dédiée, relations avec les collèges et familles.

1. Communication et valorisation de l'établissement :

• Organisation et coordination des journées portes ouvertes en lien avec la direction

• Création des supports de communication (flyers, badges, balisage, chevalets...)

• Gestion et suivi des mini-stages lors des salons, forums et JPO

• Réalisation de mailings et actions de promotion des formations

• Participation à l'organisation des Journées Rencontre Armateurs (JRA).

1. Gestion des instances et appui au fonctionnement de l'établissement :

• Préparation des conseils d'administration et rédaction des comptes rendus

• Gestion des élections des représentants des personnels et des parents d'élèves au conseil d'administration

• Organisation matérielle des réunions et instances

• Préparation des dossiers administratifs pour la direction et l'intendance

• Suivi des enquêtes institutionnelles

• Gestion des outils numériques administratifs (Pronote, SIECLE, Op@le, AMFORE, APLYPRO...).

1. Gestion financière et comptable :

• Suivi des commandes et des factures du service administratif

• Participation au suivi budgétaire

• Relations avec les fournisseurs.

  Liaison hiérarchique

Poste rattaché au chef d'établissement : secrétariat du directeur.

Poste rattaché au Directeur-adjoint : secrétariat de la FI.

Profil recherché

Compétences techniques : maîtrise de l'outil informatique : traitement de texte, tableur, base de données.

Connaissance de l'organisation d'un établissement de formation professionnelle.

Qualités : rigueur, sens de l'organisation et anticipation, autonomie.

Profil recherché / niveau d'expérience requis : débutant (une expérience préalable auprès d'un service des affaires maritimes serait un plus).