Assistant de service

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction Risques et Protection des Populations, composée de 5 services, le service Risques et Crises (25 agents) est composé de 3 unités :

> le Centre de Réception des Appels Institutionnels et d'Organisation de la Logistique (CRAIOL),
> l’unité Préparation et Gestion des Urgences et des Crises,
> l’unité Prévention et Culture du Risque.

Missions / conditions d'exercice

Vous serez amené à travailler avec les 3 unités, sous l’autorité hiérarchique de la responsable de service, et en lien avec l’assistante de direction, et les assistantes des autres services, notamment pour assurer la continuité en période de congés.

Missions principales

1. Contribuer à l’organisation de l’activité du service

◦ Gérer les agendas de la responsable de service et des responsables d’unités
◦ Préparer et organiser des réunions et évènements, rédiger ponctuellement des compte rendus
◦ Assurer le secrétariat courant : suivi des courriers arrivés et départ avec un logiciel métier, gérer les appels, suivi de la boîte mail générique du service
◦ Gérer les listes de diffusion des projets pilotés par le service
◦ Gérer les documents de la permanence hebdomadaire des directeurs généraux

2. Contribuer à la gestion administrative et RH

◦ Assurer le suivi du planning des congés du service
◦ Gérer les stocks et commander les fournitures bureautiques
◦ Suivre les demandes de formations et de déplacements des agents du service
◦ Aider à la création de documents et à leur mise en forme : fiches, affiches, diaporamas de présentation…
◦ Mettre à jour régulièrement des documents d’information sur le service : organigrammes, documents de communication...

3. Participer aux activités courantes du service

◦ Assurer le suivi des arrêtés municipaux d’urgence rédigés par le service, en lien avec les autres assistantes de la Direction
◦ Aider à la gestion des espaces collaboratifs
◦ Suivre les marchés publics et les bons de commande
◦ Appuyer l’unité prévention et culture du risque : appui au suivi administratif de subventions
◦ Appuyer l’unité préparation et gestion de crise : aide à la gestion des moyens logistiques

4. Participer à la gestion des crises

Assurer des tâches administratives et logistiques en situation de crise

Profils recherchés

Maîtriser les techniques de secrétariat et de gestion administrative

Rédiger avec clarté et précision, être rigoureux

Appétence pour les outils numériques
Maîtriser les outils bureautiques

S’organiser et gérer les priorités

S’adapter à des demandes multiples et simultanées, être réactif

Bon sens relationnel, appétence pour le travail en équipe et en transversalité

Faire preuve d’autonomie, de polyvalence et d'adaptabilité, notamment lors des crises

Connaître l'environnement des collectivités locales serait un plus.