Secrétaire de direction H/F

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La Direction des sports recrute un·e secrétaire de direction.

Vous assistez le Directeur dans l'organisation et la préparation de son planning et apportez une aide permanente en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Missions / conditions d'exercice

Vos activités principales seront donc :

Être en charge de l'assistance administrative du directeur : Gestion de l'agenda et de la messagerie du directeur ; organisation et planification des réunions et rendez-vous ; organisation et participation aux réunions de direction, rédaction et diffusion des comptes-rendus ; organisation des déplacements du directeur ; filtrage des appels ; orientation des différents interlocuteurs internes et externes en cas d'absence du directeur

Être le relai auprès des cadres de la direction : Diffusion aux cadres ds informations nécessaires au bon fonctionnement de la direction ; gestion des congés des cadres et du planning ; organisation des déplacements des cadres

Assurer occasionnellement l'accueil de la direction avec le secrétariat de la cellule de gestion

Instruire et suivre des dossiers : Référent·e GEC courriers au niveau de la direction ; suivi du circuit des dossiers (procédures, délais), en particulier ceux soumis à validation des instances municipales ; suivi et déclaration des EVP d'astreintes de décision du directeur ; suivi des visites médicales des agents du site Polaris

Informations complémentaires :

Lieu de travail : Bâtiment Polaris, 8 Boulevard Vincent Gâche, 44200, Nantes
Horaires variables
Travail en binôme avec l'assistante du Pôle Sport Municipal et Proximité (SMP)

Profils recherchés

Idéalement de formation secrétariat/assistanat, vous avez une bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la collectivité (services, interlocuteurs, instances et circuits de décision).

Vous maitrisez les techniques de secrétariat et savez élaborer des tableaux de bord.

Vos aptitudes rédactionnelles et votre maitrise des outils informatiques (Office 365, Outlook, Impress...) vous permettent de prendre des notes et de mettre en forme des documents ainsi que des facultés à vous approprier des logiciels spécialisés.

Vous avez un bon relationnel et savez accueillir et orienter vos interlocuteurs tout en faisant preuve de diplomatie, discrétion et confidentialité.

Polyvalent·e et disponible, vous êtes capable d'organiser votre travail en fonction des priorités et urgences.

Merci d'adresser votre lettre de motivation, CV à jour et dernier arrêté de situation le cas échéant.