Chef de projet évenementiel et communication H/F

Description de l'offre

Depuis 18 ans le département Mosaic de HEC Montréal organise l'école de management de la Créativité, qui est devenu un événement académique de référence internationale dans le management de la créativité. Cet événement a la particularité de s'organiser de fin juin à la mi juillet sur la ville de Montréal (7 jours) puis la ville de Barcelone (5 jours).
Cet événement a vocation à accueillir des profils académiques étudiants, chercheurs et enseignants ainsi que des professionnels d'entreprises privées et publiques. Cela représente entre 40 et 50 personnes.
En 2025, dans le cadre d'un partenariat avec l'IAE de l'Université de Nantes et Nantes Métropole, l'école d'été s'est arrêtée durant 3 jours à Nantes, du 3 au 5 juillet.
Cette année, en 2026, le partenariat se poursuit et Nantes Métropole, en partenariat avec l'IAE, HEC Montréal et l'Université de Barcelone, organisera de nouveaux ces 3 jours d'immersion pour découvrir la créativité et l'innovation nantaise. Il s'agira de planifier la programmation, d'organiser la logistique, la promotion, la communication, ainsi que l'accompagnement des participants durant les 3 jours à Nantes les 2, 3 et 4 juillet 2026.

Sous la responsabilité de votre maître de stage, vos missions s'articuleront autour des axes suivants :

Avant l'événement

• Participation aux réunions de coordination avec les partenaires (HEC Montréal Mosaic, Barcelone) en visio en anglais pour construire le programme.
• Production du programme nantais : sujets, intervenants, organisation pratique des lieux et horaires
• Organisation logistique : identification, visites de lieu et réservation des lieux d'accueil, préparation des pauses, des déjeuners et autres activités pour les participants
• Lien avec les intervenants locaux , contact, relance, validation des agendas, préparation des supports de présentation (envoi des recommandations, relance pour récupérer les présentations en amont), ...
• Élaboration d'un plan de communication pour LinkedIn (avant et pendant)
• Coordination avec les équipes de communication de Nantes Métropole, voir l'opportunité de RP
• Organisation d' événements de promotion dans l'écosystème d'innovation nantais
• Suivi et respect du budget

Pendant l'événement

• Soutien logistique lors de l'événement , accueil et gestion des intervenants/participants sur les lieux d'accueil
• Animation de la communication sur LinkedIn et Instagram en fonction du plan retenu
• Suivi du déroulement du programme, ajustements de dernière minute
• Participer au respect du planning, anticipation , notamment des déplacements, ...

Après l'événement

• Réalisation d'un bilan de l'événement : retours participants, analyse des données de communication
• Valorisation des résultats et diffusion des contenus réalisés
• Rédaction et partage de posts/post-mortem sur LinkedIn
• Transmission des bonnes pratiques et axes d'amélioration pour les futures éditions

Profil recherché

Vous préparez un Master 1 ou Master 2 en évènementiel et communication.

Les savoir-être attendus

• Sens du relationnel et travail en équipe-
• Créativité, adaptabilité, prise d'initiative, et bonne autonomie
• Bonnes capacité d'anticipation
• Rigueur et sens de l'organisation
• Réactivité et gestion du stress
• Bonne présentation et esprit d'ouverture

Les savoir-faire attendus

Avant

• Organisation/logistique événementielle
• Coordination multi-acteurs et rédaction de documents de synthèse
• Co-construction, réalisation et respect des plannings
• Création de contenus de communication (visuel, rédactionnel, si possible audio/vidéo)
• Utilisation d'outils bureautiques et numériques basiques (suite bureautique, outils open source, outils en ligne)

Pendant

• Aisance dans la gestion de l'accueil/logistique in situ
• Animation sur réseaux sociaux, reporting en live
• Production rapide de contenus multimédias

Après

• Analyse des indicateurs de performance événementielle et communication digitale
• Rédaction de synthèses, bilans, dossiers de valorisation

Communication en anglais professionnelle écrite et parlée (idéal C1, a minima B2).
Capacité à communiquer en direct avec les intervenants par mail, téléphone, visio, en présentiel.

Gratification à hauteur de 4,50€ / heure, sous condition du statut.

Avantages :
Au sein de nos collectivités, une attention particulière est portée aux conditions de travail et au bien-être des collaborateur·rice·s.
- Carte restaurant (210,90 € pour un temps complet) avec une participation employeur à 60%,
- Participation à 75% aux abonnements de transports + forfait mobilités durables.
- 2,5 jours de congés / mois,
sous condition du statut.

Vous vous reconnaissez ? Alors, n'hésitez plus, ce stage est fait pour vous !

À propos de Nantes Métropole

Depuis 18 ans le département Mosaic de HEC Montréal organise l'école de management de la Créativité, qui est devenu un événement académique de référence internationale dans le management de la créativité. Cet événement a la particularité de s'organiser de fin juin à la mi juillet sur la ville de Montréal (7 jours) puis la ville de Barcelone (5 jours).
Cet événement a vocation à accueillir des profils académiques étudiants, chercheurs et enseignants ainsi que des professionnels d'entreprises privées et publiques. Cela représente entre 40 et 50 personnes.
En 2025, dans le cadre d'un partenariat avec l'IAE de l'Université de Nantes et Nantes Métropole, l'école d'été s'est arrêtée durant 3 jours à Nantes, du 3 au 5 juillet.
Cette année, en 2026, le partenariat se poursuit et Nantes Métropole, en partenariat avec l'IAE, HEC Montréal et l'Université de Barcelone, organisera de nouveaux ces 3 jours d'immersion pour découvrir la créativité et l'innovation nantaise. Il s'agira de planifier la programmation, d'organiser la logistique, la promotion, la communication, ainsi que l'accompagnement des participants durant les 3 jours à Nantes les 2, 3 et 4 juillet 2026.