Assistant administratif H/F

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Direction Générale Ressources (DGR)

Département Bâtiment, Architecture, Travaux, Ingénierie, Immobilier (BATII)

Au sein de Nantes Métropole, le département du BATII est chargé de l’entretien, de la conservation et du développement du patrimoine municipal et métropolitain. La DAF intervient en support et en apport d’expertise pour l’ensemble des services du BATII sur le pilotage des ressources humaines, financières et informatiques, sur le montage des marchés publics et leur sécurisation juridique, sur la politique d’achat et la mise à disposition de fournitures au sein d’un magasin.

Missions / conditions d'exercice

Rattaché·e au responsable du service marchés, et au sein d’une équipe de 13 agent.e.s, vos activités sont les suivantes :

- Assistance au service :

Organisation de réunions, préparation de courriers divers
Mise à jour de l'intranet

- Conduire la procédure de reconduction des marchés publics et assurer le traitement de certaines conventions :

Actualiser le tableau de suivi des marchés à reconduire
Assurer le suivi du courrier et le traitement administratif de certaines conventions (récupération des originaux, mise en signature, notification, etc)

- Préparer et suivre le processus des délibérations (bureau, conseils métropolitain et municipal) :

compléter les ordres du jour
relancer, centraliser l’ensemble des délibérations et participer à leur rédaction
enregistrer les délibérations exécutoires

- Préparer et suivre les actes nécessaires à la tenue des jurys de concours :

préparer les arrêtés et les convocations aux jurys de concours puis rédiger les décisions

- Suivre et contrôler les actes de sous-traitance :

Réceptionner la demande de sous-traitance, vérifier le DC4 et les pièces transmises par l’entreprise
Relancer l’entreprise le cas échéant quant aux éléments manquants pour compléter le dossier
Faire valider les dossiers au comptable et au technicien
Notifier la sous-traitance puis la transmettre à l’ensemble des acteurs
Actualiser le tableau de bord correspondant

- Gérer la procédure Evaluation des fournisseurs en lien avec la conseillère marché :

Centraliser l’ensemble des courriers
Préparer l’ordre du jour du comité d’évaluation et assurer un suivi des courriers transmis aux entreprises

- Intégrer à vos activités les attentes de la certification qualité, sécurité et environnement :

Respecter les directives et procédures en matière d’hygiène-sécurité, environnement et qualité
Participer aux actions et alertez en cas d’anomalies

Profils recherchés

Disposant de connaissances de la réglementation des marchés publics et des modalités de suivi de la sous-traitance, vous maîtrisez les techniques de secrétariat ainsi que les applications bureautiques usuelles.

Reconnu·e pour vos qualités relationnelles et votre goût du travail en équipe, vous savez faire preuve d’organisation, de rigueur et de discrétion dans l’exercice de vos fonctions.