assistant administratif unité projet H/F

Devenez acteur de Nantes Métropole et participez à la transformation de la Ville en rejoignant une équipe dynamique et engagée !

Sur un territoire dynamique, la collectivité, mutualisée entre la Ville de Nantes et Nantes Métropole, est propriétaire d'un patrimoine bâti diversifié de plus de 1,5 millions de m² dont le Département BATII assure la maintenance, l'entretien durable et les travaux d'amélioration. Le Département BATII conduit également de nombreux projets d'équipements nouveaux. Au sein de la Direction stratégie patrimoniale, les Pôles Patrimoine pilotent l'ensemble des travaux de conservation du patrimoine dans un esprit de gestion visant à assurer la performance écologique du patrimoine de la Ville de Nantes et de Nantes Métropole.

Rattaché·e à la responsable de l'unité projet, au quotidien, vous travaillez au sein d'un pool de 3 secrétaires. Vous devez aussi assurer la continuité de service de la direction. vos missions seront de :
apporter une assistance administrative dans l'organisation de l'activité de l'unité en termes d'accueil, de coordination, de planification et du suivi de l'exécution administrative des divers projets
Assister la responsable de l'unité, les chef·fes de projet (CDP) et les conducteur·trices d'opérations (COP) : gestion des agendas, des rendez-vous, des déplacements, des réunions avec mise en place du matériel nécessaire
Préparer les dossiers techniques en lien avec les COP et les CDP. rédigerer des comptes-rendus de réunion, ainsi que les courriers techniques à partir de prises de notes ou de documents transmis.
Participer à la mise à jour des outils de suivi du patrimoine en appui du/de la chargé·e de gestion administrative et technique.
Piloter la gestion des ADS en lien avec les autres assistantes, suivi des signatures et transmissions, enregistrement des dossiers...
Participer à l'accueil et à la gestion du secrétariat, réceptionner les appels téléphoniques, faire du classent et de l'archivage.
En collaboration avec l'assistante de service : enregistrement et suivi du courrier.
Assurer la création des bons de commande en l'absence de l'assistante de l'unité Gestion de patrimoine : mise à la signature et diffusion aux prestataires
Intégrez à vos activités les attentes de la certification qualité, sécurité et environnement, ce en respectant les directives et procédures en matière d'Hygiène-Sécurité, Environnement et Qualité.