Secrétaire de service H/F

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction Relation aux Usagers (DRU), direction engagée dans le service public à la population, le service Recensement, Élections et Funéraire (REF) pilote pour la Ville de Nantes l’organisation des scrutins électoraux, du recensement de la population et la gestion des cimetières municipaux, il pilote également pour Nantes Métropole les cimetières métropolitains ainsi que les crématoriums.

Missions / conditions d'exercice

Sous la responsabilité du responsable de service Recensement, Élections et Funéraire, vous travaillerez en relation avec les partenaires privés et publics, les fournisseurs ainsi que les usagers.

Vos missions :

Assister le service

Réceptionner, pré-étudier et répartir les courriers au sein du service
Relayer les informations auprès des agents du service
Assurer l'accueil physique et téléphonique
Organiser les réunions de l’équipe
Alimenter les différentes bases de données
Remplacer le secrétariat de la direction en son absence
Former / informer les collègues : e-Temptation / UX, crédits, techniques de secrétariat, etc.
Accompagner et encadrer des stagiaires
Gérer des fournitures administratives
Assurer le classement et l'archivage des dossiers papier et numériques

Gérer les finances du service en proximité

Suivre les crédits : contacts avec les fournisseurs, bons de commande, factures et mandatements
Tenir à jour des tableaux de bord
Lancer les marchés subséquents aux accords-cadres
apporter un soutien aux équipes sur les questions financières

Gérer les fonctions ressources humaines de proximité

Assurer le rôle de référent RH de proximité auprès des agents : relais d’information, premier niveau de réponse, recherche d’interlocuteurs
Contribuer à la mise en œuvre des procédures : accueil des nouveaux agents, suivi formations, déploiement des campagnes annuelles
Assurer la fonction de gestionnaire du temps
Prendre en charge, trier et distribuer les bulletins de salaire ainsi que tout document nécessitant un suivi
Saisir les éléments variables de paie
Préparer et traiter les dossiers relatifs aux agents temporaires : recrutement, tickets-restaurant et diverses demandes)
Suivre les dossiers d’accidents du travail

Contribuer à la gestion des locaux et matériels du service

Gérer l’environnement de travail des agents
Contribuer à la gestion du matériel
Assurer un soutien logistique selon les besoins

Décliner la stratégie relation multicanale aux usager

Participer au déploiement d’une culture de la relation usagers au sein de l’équipe
Participer au suivi de la qualité des services rendus aux usagers (délais…)

Contribuer au collectif de service et à la ligne managériale

Profils recherchés

Connaissance de l'organisation de la Ville de Nantes et de Nantes Métropole
Pratique courante des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Coriolis, E-temptation, plateforme dématérialisée des marchés publics, Astre, GFD, Neeva, GEC
Qualités relationnelles : écoute, dialogue, capacité à orienter et expliquer
Discrétion, Esprit d'équipe, rigueur et efficacité
Aptitudes rédactionnelles : mails, notes
Sens de l’organisation, hiérarchisation des urgences et gestion des priorités